Tous les invités doivent être signalés auprès de la Direction à l’aide d’un formulaire en ligne qui permet de :
  Mettre à jour automatiquement la page web « invités » des équipes
  Demander une clé
  Demander un badge d’accès pour SG

Le formulaire est disponible ici

Pour raison de sécurité, les identifiants ne sont pas en ligne mais à demander à support@imj-prg.fr ou à l’administration.

Sont considérés comme invités :

• Tous les invités enseignants-chercheurs et chercheurs non permanents (mais pas les membres associés du laboratoire)
• Les visiteurs post-doctorants dont le séjour est strictement inférieur à 1 an
• Les visiteurs doctorants dont le séjour est strictement inférieur à 1 an
• Les ATER, doctorants d’une autre unité, qui n’ont pas soutenu leur thèse

Les autres personnes, c’est-à-dire :

• Les nouveaux MCF / PR / CR et DR CNRS (membres permanents, extérieurs et associés)
• Les post-doctorants pour un séjour d’1 an ou plus - obligatoirement rémunérés (mais pas forcément par l’IMJ-PRG)
• Les doctorants pour un séjour d’1 an ou plus – obligatoirement rémunérés (mais pas forcément par l’IMJ-PRG)
• Les ATER, doctorants d’une autre unité, qui ont soutenu leur thèse

sont à déclarer comme auparavant, via le formulaire des nouveaux arrivants que remplissent les responsables d’équipe dans l’intranet.

Les demandes de subvention pour les manifestations scientifiques de l’Institut sont examinées annuellement par les responsables des équipes et la Direction lors d’une réunion qui se tient entre janvier et février.

Le formulaire de demande est mis en ligne dans les semaines qui précèdent cette réunion.

Annexe B du règlement intérieur de l’IMJ-PRG

Le Conseil des chefs des projets

• Article B.1. Ses membres sont le directeur, le directeur adjoint, le secrétaire général et tous les chefs de projet, il est présidé par le directeur ou en cas d’empêchement par le directeur adjoint.
• Article B.2. Le conseil des chefs de projet a un rôle consultatif. Il est consulté par le directeur sur toutes les questions d’intérêt commun aux projets. Il fait office de conseil scientifique de l’unité. Il se prononce sur des questions concernant la politique scientifique et de recrutement scientifique de l’unité.
• Article B.3. Le conseil est convoqué par son président soit à l’initiative de celui-ci, soit à la demande d’au moins trois de ses membres. Dans ce cas, la demande précise les questions dont la mise à l’ordre du jour est demandée. Il se réunit au moins 3 fois par an. Le conseil des chefs de projet peut entendre, sur invitation de son président, toute personne participant aux travaux de l’unité, ou appelée à titre d’expert sur un point de l’ordre du jour. Le président arrête l’ordre du jour de chaque séance ; celui-ci comporte toute question, relevant de la compétence du conseil des chefs de projet, inscrite à l’initiative de son président ou demandée par au moins trois de ses membres. L’ordre du jour, adressé aux membres du conseil par courrier électronique, est affiché, au moins, huit jours avant la réunion, dans les locaux de l’unité. Le président établit, signe et assure la diffusion d’un relevé de conclusions de chacune des séances qui sera ensuite consultable sur l’intranet de l’IMJ. Le vote par procuration est autorisé, limité à deux procurations par personne. En cas d’empêchement du chef de projet et de son suppléant, le chef de projet peut demander au directeur d’inviter un membre de son projet qu’il désignera pour assister au conseil des chefs de projet.
• Article B.4. En cas de besoin, la direction peut convoquer une réunion conjointe du conseil de laboratoire et du conseil des chefs de projets.
• Article B.5. L’ordre du jour et le relevé de conclusions du conseil des chefs de projet sont adressés par voie électronique aux membres du conseil de laboratoire. Un point d’information sur les délibérations prises en conseil de laboratoire est régulièrement organisé au conseil des chefs de projet.
• Article B.6. Chaque projet peut lors de l’élection de son chef de projet élire un suppléant qui pourra le représenter au conseil des chefs de projets. Il est procédé dans la même forme au remplacement du chef de projet ou de son suppléant en cas de départ ou de démission de ces derniers.
   

Extrait du compte rendu de la réunion des chefs de projets, séance du 12 juin 2018

Rappel des rôles des chefs de projets

• - Attribution des bureaux : les propositions sur la composition des bureaux des équipes sont faites par les chefs des projets aux membres de la commission des locaux.

• - Déclaration des nouveaux entrants et des invités et attribution des places d’invités dans les bureaux des équipes.
  Lien vers le formulaire de déclaration de nouvel invité
  nom d’utilisateur : imjprg
  mot de passe : umr7586
  Lien vers le formulaire de nouvel entrant
  Identifiant et mot de passe transmis par Evariste Ciret ou Sakina Madel-Kawami

• - Suivi doctoral : il revient aux chefs d’équipes d’organiser le suivi des doctorants de leur équipe et de mettre en place des rencontres annuelles.

• - Mise en place de réunions d’équipes en présence des gestionnaires d’équipe.

• - Approbation des missions, des dépenses et des équipements des membres des équipes ; suivi du budget avec les gestionnaires.

Il est recommandé de faire remonter à la Direction les noms des chefs adjoints des équipes.

Tous les agents admis à la retraite, sauf les émérites du CNRS, qui souhaitent un accueil à l’IMJ-PRG, doivent déposer une demande de collaboration bénévole signée par la Direction de l’IMJ-PRG.

Les enseignants-chercheurs admis à la retraite peuvent, pour une durée déterminée par l’université, recevoir le titre de professeur émérite ou maître de conférence émérite. Ce titre est délivré pour une durée de 5 ans, renouvelable.

Les enseignants-chercheurs et les personnels ayant un statut de chercheur peuvent faire une demande de collaboration bénévole, si les activités scientifiques le justifient.

PROCEDURE

• Campagne de janvier 2020 à Sorbonne Université :
  il y a dorénavant deux formulaires : un formulaire relatif à la demande d’éméritat et un concernant la demande de collaboration bénévole. Toutes les instructions dont dans la note ci-dessous.

  

  Formulaire de demande d’éméritat

  

  Formulaire de demande de collaboration bénévole

  

Les dossiers complets doivent être déposés dans le casier d’Emilie Jacquemot (en 15-16 417) au plus tard le 30 octobre 2019 (pour signature par la Direction de l’IMJ-PRG et la Direction de l’UFR, puis transmission aux Affaires Générales).

Pour obtenir un badge d’accès au bâtiment Sophie Germain, il convient de remplir le formulaire adéquat (signé par le demandeur / invité) et le renvoyer par mail à Emilie Jacquemot :

• Pour les membres permanents de l’IMJ-PRG

  

• Pour les membres non permanents (doctorants, invités, post-docs) accueillis à l’IMJ-PRG

  

• Pour les stagiaires accueillis à l’IMJ-PRG

  

Pour demander l’accès au parking du bâtiment Sophie Germain, il convient de renvoyer à Emilie Jacquemot le formulaire ci-dessous :

Pour faire une nouvelle demande de clé de bureau à Sophie Germain, en cas de perte ou de vol, il convient de renvoyer à Emilie Jacquemot le formulaire ci-dessous :

Sur le Campus Pierre et Marie Curie (Jussieu), les couloirs sont en accès libre de 9h à 17h30. En dehors de ce créneau, les locaux et ascenseurs ne sont accessibles qu’en badgeant avec une clé KABA disposant des droits nécessaires.

Pour obtenir une clé KABA ou demander une modification de droits, il convient de remplir le formulaire ci-dessous et le renvoyer par mail à Emilie Jacquemot :

Pour obtenir une autorisation d’accès en dehors des heures normales, il convient de compléter le formulaire ci-dessous et le renvoyer à Emilie Jacquemot pour signature.

Pour les demandes d’accès au parking de Jussieu, le formulaire à compléter est sur l’intranet du site de Sorbonne Université, rubrique "Site et Campus"
Rappel : Accès véhicules
Entrée par le 10, rue Cuvier du lundi au vendredi de 7h30 à 19h30.
En dehors de ces horaires : entrée par le 7, quai Saint-Bernard

A Sorbonne Université :

Dans un délai de deux semaines avant la date de soutenance, il faut envoyer par mail à : sciences-DLM-reprographie-centrale@sorbonne-universite.fr

• Un fichier finalisé (PDF), et le nombre d’exemplaires souhaités (maximum 30)
• Le nombre de pages souhaitées, en couleur ou noir et blanc et leur numéro
• Le résumé à reporter en quatrième de couverture
• Le nom du responsable pour l’envoi du devis (Emilie Jacquemot)
  L’impression sera lancée suite au retour du devis accepté (tamponné et signé)

Contact à l’imprimerie de SU : M. Mathieu 01 44 27 72 13

A l’Université Paris Diderot / Université de Paris :

Il faut envoyer par mail à : imp7@univ-paris-diderot.fr

• Un fichier finalisé (PDF), et le nombre d’exemplaires souhaités (maximum 30)
• Le nombre de pages souhaitées, en couleur ou noir et blanc et leur numéro
• Le résumé à reporter en quatrième de couverture

Contact à l’imprimerie : M. Chevillon 01 57 27 63 03 / benoit.chevillon@univ-paris-diderot.fr

On peut trouver sur l’intranet des lettres à en-tête de l’IMJ-PRG.

Toute mission (en France ou à l’étranger ; avec ou sans frais) requiert un ordre de mission nominatif (OM) émis préalablement à la mission et avant l’achat des titres de transport.
L’OM mandate un agent au nom d’une institution et établit le fait que le déplacement rentre dans un cadre professionnel. L’agent doit conserver l’OM avec lui tout au long de sa mission. Cela vaut pour les OM avec ou sans frais.

Avant toute mission :
La demande d’OM se fait en remplissant le formulaire ci-dessous. Cette demande doit être remplie et communiquée 10 jours minimum avant la date de départ pour une mission en France, et 3 semaines minimum avant la date de départ pour une mission à l’étranger.

Vigilance pour les pays à risque > autorisation obligatoire du Fonctionnaire Sécurité Défense : voir avec votre gestionnaire et prévoir un délai minimum d’1 mois.
Penser à s’inscrire sur ARIANE.

Vigilance Missions Longue Durée (plus de 89 jours) > procédure détaillée dans la note ci-dessous (pour consulter ses missions : https://sesame-mae.dsi.cnrs.fr)

Pour tous les agents de l’Institut et tous les invités à l’IMJ-PRG
Les titres de transport et l’hébergement en France doivent obligatoirement être réservés sur le portail SIMBAD, dans le respect des marchés en vigueur au CNRS. Les cartes d’abonnement et de réduction (carte jeune SNCF, etc.) sont prises en compte.
Le non-recours au marché doit être justifié par écrit.
Il est rappelé que les hébergements AirBnb et les locations BlablaCar sont interdits et ne sont jamais remboursés.
Les frais de taxi lors d’une mission doivent être justifiés (voir "l’instruction mission" ci-dessous).

Au retour de mission :
A votre retour de mission, dans les 20 jours qui suivent, remettre à votre gestionnaire tous les justificatifs originaux (y compris les justificatifs de repas et les justificatifs de transport réservés via le marché) et signer un état de frais. Cela vaut pour les agents de l’IMJ-PRG comme pour les invités de l’Institut.

Documents disponibles :
 Réservation Hotel/Transport : Simbad
 Formulaire de demande d’ordre de mission

 Etat de frais 2019

 Instruction missions du 24 juillet 2019

 Les missions en 10 questions

 Formulaire fonctionnaire sécurité défense

 Fiche pratique assurance missionnaire CNRS

 Guide santé pendant les missions

 Missions longue durée (+89 jours) mise à jour du 16 juillet 2019

 Procédure pour mettre à jour son profil dans Simbad (par ex : ajouter une carte d’abonnement)

Informations relatives aux services de médecine pour les étudiants

Informations relatives aux services de médecine pour les personnels