Livret d’accueil est disponible dans l’intranet de l’IMJ-PRG.

Tous les invités doivent être signalés auprès de la Direction à l’aide d’un formulaire en ligne qui permet de :
  Mettre à jour automatiquement la page web « invités » des équipes
  Demander une clé
  Demander un badge d’accès pour SG

Le formulaire est disponible ici

Pour raison de sécurité, les identifiants ne sont pas en ligne mais à demander à support@imj-prg.fr ou à l’administration.

Sont considérés comme invités :

• Tous les invités enseignants-chercheurs et chercheurs non permanents (mais pas les membres associés du laboratoire)
• Les visiteurs post-doctorants dont le séjour est strictement inférieur à 1 an
• Les visiteurs doctorants dont le séjour est strictement inférieur à 1 an
• Les ATER, doctorants d’une autre unité, qui n’ont pas soutenu leur thèse

Les autres personnes, c’est-à-dire :

• Les nouveaux MCF / PR / CR et DR CNRS (membres permanents, extérieurs et associés)
• Les post-doctorants pour un séjour d’1 an ou plus - obligatoirement rémunérés (mais pas forcément par l’IMJ-PRG)
• Les doctorants pour un séjour d’1 an ou plus – obligatoirement rémunérés (mais pas forcément par l’IMJ-PRG)
• Les ATER, doctorants d’une autre unité, qui ont soutenu leur thèse

sont à déclarer comme auparavant, via le formulaire des nouveaux arrivants que remplissent les responsables d’équipe dans l’intranet.

Les demandes de subvention pour les manifestations scientifiques de l’Institut sont examinées annuellement par les responsables des équipes et la Direction lors d’une réunion qui se tient entre janvier et février.

Le formulaire de demande est mis en ligne dans les semaines qui précèdent cette réunion.

Tous les agents admis à la retraite, sauf les émérites du CNRS, qui souhaitent un accueil à l’IMJ-PRG, doivent déposer une demande de collaboration bénévole signée par la Direction de l’IMJ-PRG.

Les enseignants-chercheurs admis à la retraite peuvent, pour une durée déterminée par l’université, recevoir le titre de professeur émérite ou maître de conférence émérite. Ce titre est délivré pour une durée de 5 ans, renouvelable.

Les enseignants-chercheurs et les personnels ayant un statut de chercheur peuvent faire une demande de collaboration bénévole, si les activités scientifiques le justifient.

PROCEDURE

• Campagne de janvier 2020 à Sorbonne Université :
  il y a dorénavant deux formulaires : un formulaire relatif à la demande d’éméritat et un concernant la demande de collaboration bénévole. Toutes les instructions dont dans la note ci-dessous.

  

  Formulaire de demande d’éméritat

  

  Formulaire de demande de collaboration bénévole

  

Les dossiers complets doivent être déposés dans le casier d’Emilie Jacquemot (en 15-16 417) au plus tard le 30 octobre 2019 (pour signature par la Direction de l’IMJ-PRG et la Direction de l’UFR, puis transmission aux Affaires Générales).

Pour obtenir un badge d’accès au bâtiment Sophie Germain, il convient de remplir le formulaire adéquat (signé par le demandeur / invité) et le renvoyer par mail à Emilie Jacquemot :

• Pour les membres permanents de l’IMJ-PRG

  

• Pour les membres non permanents (doctorants, invités, post-docs) accueillis à l’IMJ-PRG

  

• Pour les stagiaires accueillis à l’IMJ-PRG

  

Pour demander l’accès au parking du bâtiment Sophie Germain, il convient de renvoyer à Emilie Jacquemot le formulaire ci-dessous :

Pour faire une nouvelle demande de clé de bureau à Sophie Germain, en cas de perte ou de vol, il convient de renvoyer à Emilie Jacquemot le formulaire ci-dessous :

Sur le Campus Pierre et Marie Curie (Jussieu), les couloirs sont en accès libre de 9h à 17h30. En dehors de ce créneau, les locaux et ascenseurs ne sont accessibles qu’en badgeant avec une clé KABA disposant des droits nécessaires.

Pour obtenir une clé KABA ou demander une modification de droits, il convient de remplir le formulaire ci-dessous et le renvoyer par mail à Emilie Jacquemot :

Pour obtenir une autorisation d’accès en dehors des heures normales, il convient de compléter le formulaire ci-dessous et le renvoyer à Emilie Jacquemot pour signature.

Pour les demandes d’accès au parking de Jussieu, le formulaire à compléter est sur l’intranet du site de Sorbonne Université, rubrique "Site et Campus"
Rappel : Accès véhicules
Entrée par le 10, rue Cuvier du lundi au vendredi de 7h30 à 19h30.
En dehors de ces horaires : entrée par le 7, quai Saint-Bernard

A Sorbonne Université :

Dans un délai de deux semaines avant la date de soutenance, il faut envoyer par mail à : sciences-DLM-reprographie-centrale@sorbonne-universite.fr

• Un fichier finalisé (PDF), et le nombre d’exemplaires souhaités (maximum 30)
• Le nombre de pages souhaitées, en couleur ou noir et blanc et leur numéro
• Le résumé à reporter en quatrième de couverture
• Le nom du responsable pour l’envoi du devis (Emilie Jacquemot)
  L’impression sera lancée suite au retour du devis accepté (tamponné et signé)

Contact à l’imprimerie de SU : M. Mathieu 01 44 27 72 13

A l’Université Paris Diderot / Université de Paris :

Il faut envoyer par mail à : imp7@univ-paris-diderot.fr

• Un fichier finalisé (PDF), et le nombre d’exemplaires souhaités (maximum 30)
• Le nombre de pages souhaitées, en couleur ou noir et blanc et leur numéro
• Le résumé à reporter en quatrième de couverture

Contact à l’imprimerie : M. Chevillon 01 57 27 63 03 / benoit.chevillon@univ-paris-diderot.fr

On peut trouver sur l’intranet des lettres à en-tête de l’IMJ-PRG.

Concernant les lettres d’invitations, on peut trouver des modèles en français et en anglais sur l’intranet (Fichiers Partagés/invitations) en TeX. On peut les modifier à loisir avant d’envoyer le fichier pdf à la direction pour signature.

Toute mission (en France ou à l’étranger ; avec ou sans frais) requiert un ordre de mission nominatif (OM) émis préalablement à la mission et avant l’achat des titres de transport.
L’OM mandate un agent au nom d’une institution et établit le fait que le déplacement rentre dans un cadre professionnel. L’agent doit conserver l’OM avec lui tout au long de sa mission. Cela vaut pour les OM avec ou sans frais.

Avant toute mission :
La demande d’OM se fait en remplissant le formulaire ci-dessous. Cette demande doit être remplie et communiquée 10 jours minimum avant la date de départ pour une mission en France, et 3 semaines minimum avant la date de départ pour une mission à l’étranger.

Vigilance pour les pays à risque > autorisation obligatoire du Fonctionnaire Sécurité Défense : voir avec votre gestionnaire et prévoir un délai minimum d’1 mois.
Penser à s’inscrire sur ARIANE.

Vigilance Missions Longue Durée (plus de 89 jours) > procédure détaillée dans la note ci-dessous (pour consulter ses missions : https://sesame-mae.dsi.cnrs.fr)

Pour tous les agents de l’Institut et tous les invités à l’IMJ-PRG
Les titres de transport et l’hébergement en France doivent obligatoirement être réservés sur le portail SIMBAD, dans le respect des marchés en vigueur au CNRS. Les cartes d’abonnement et de réduction (carte jeune SNCF, etc.) sont prises en compte.
Le non-recours au marché doit être justifié par écrit.
Il est rappelé que les hébergements AirBnb et les locations BlablaCar sont interdits et ne sont jamais remboursés.
Les frais de taxi lors d’une mission doivent être justifiés (voir "l’instruction mission" ci-dessous).

Au retour de mission :
A votre retour de mission, dans les 20 jours qui suivent, remettre à votre gestionnaire tous les justificatifs originaux (y compris les justificatifs de repas et les justificatifs de transport réservés via le marché) et signer un état de frais. Cela vaut pour les agents de l’IMJ-PRG comme pour les invités de l’Institut.

Documents disponibles sur l’intranet :

 Réservation Hotel/Transport : Simbad
 Formulaire de demande d’ordre de mission
 Etat de frais 2019
 Instruction missions du 24 juillet 2019
 Les missions en 10 questions
 Formulaire fonctionnaire sécurité défense
 Fiche pratique assurance missionnaire CNRS
 Guide santé pendant les missions
 Missions longue durée (+89 jours) mise à jour du 16 juillet 2019
 Procédure pour mettre à jour son profil dans Simbad (par ex : ajouter une carte d’abonnement)

Informations relatives aux services de médecine pour les étudiants

Informations relatives aux services de médecine pour les personnels