Toute mission (en France ou à l’étranger ; avec ou sans frais) requiert obligatoirement un ordre de mission nominatif (OM) émis préalablement à la mission et avant l’achat des titres de transport.
L’OM mandate un agent au nom d’une institution et établit le fait que le déplacement rentre dans un cadre professionnel. L’agent doit conserver l’OM avec lui tout au long de sa mission. Cela vaut pour les OM avec ou sans frais.

Procédure pour effectuer une mission :

Trouver les tutoriels / Watch tutorials

Avant le départ / BEFORE THE DEPARTURE :
Transmettre une demande d’OM : pour les missions avec ou sans frais, déclarer une nouvelle mission dans le logiciel ETAMINES MISSIONS accessible ici : https://etamine-connecte.cnrs.fr/

Chaque demande doit être déposée sur Etamine le plus tôt possible, et au minimum 10 jours avant la date de départ pour une mission en France, 3 semaines avant la date de départ pour une mission à l’étranger. Pour une personne extérieure au laboratoire, rajouter au minimum 10 jours. Toutes les demandes requièrent la validation des responsables d’équipe (si la dépense impacte le budget de l’équipe) ou des porteurs de contrat (ANR, ERC, etc.) et de la Direction.

Une fois votre demande validée, allez immédiatement sur NOTILUS pour avoir accès à votre demande et à la réservation de vos billets : https://esr-cnrs.notilus-inone.fr (mêmes codes que pour ETAMINE). Les réservations se feront via NOTILUS qui vous redirigera directement vers GOELETT (portail de réservation du CNRS). Aucune réservation ne pourra être faite directement sur GOELETT.

GUIDE DU MISSIONNAIRE Avant le départ en mission / TRAVELER GUIDE BEFORE THE DEPARTURE

Transport et hébergement :

Les titres de transport et l’hébergement en France doivent obligatoirement être réservés sur le portail de réservation GOELETT du CNRS, dans le respect des marchés en vigueur. Les cartes d’abonnement et de réduction sont prises en compte. Cette obligation s’applique à tous les membres de l’Institut et aux invités dont la mission est financée par l’Institut. Plus d’infos ici

Depuis le 1er août 2020, le recours, en France et à l’étranger, à un service de location auprès d’un professionnel (gîte, chambre d’hôte) ou d’un particulier non professionnel (ex. Airbnb) est autorisé, à titre subsidiaire en cas d’impossibilité du titulaire du marché d’hébergement et sous réserve de vérifier au préalable que l’hébergement est couvert par une assurance de responsabilité civile.

Depuis le 1er août 2020, le recours à des plateformes de covoiturage (ex. Blablacar) est autorisé, ainsi que les modes de transport alternatifs (location de vélos, scooters ou trottinettes) sous réserve que les polices d’assurance obligatoires soient vérifiées.

Au retour de mission / AFTER THE TRIP :
A votre retour de mission, vous devez valider vos temps afin de générer l’état de frais : vous seul détenez cette information. Connectez-vous à NOTILUS : https://esr-cnrs.notilus-inone.fr/ et accédez à votre OM afin de valider vos temps. Après avoir validé les temps, vous pouvez initier votre état de frais.

Dans les 20 jours qui suivent le retour d’une mission, il est obligatoire de remettre à la / au gestionnaire d’équipe tous les justificatifs originaux (y compris les justificatifs de repas et les justificatifs de transport réservés via le marché) et de signer un état de frais. Cela vaut pour les agents de l’IMJ-PRG comme pour les invités à l’Institut.

GUIDE DU MISSIONNAIRE Au retour de mission / TRAVELER GUIDE AFTER THE TRIP

Cas particuliers :

• Vigilance pour les pays à risque > autorisation obligatoire du Fonctionnaire Sécurité Défense.

• Vigilance Missions Longue Durée (plus de 89 jours) >à consulter ici

Informations complémentaires et documents disponibles sur l’intranet (Rubrique Missions)