CNRS Paris Diderot Sorbonne Université

Liens et documents utiles


Tous les invités doivent être signalés auprès de la Direction à l’aide d’un formulaire en ligne qui permet de :
-  Mettre à jour automatiquement la page web « invités » des équipes
-  Demander une clé
-  Demander un badge d’accès pour SG

Le formulaire est disponible ici

Sont considérés comme invités :

  • Tous les invités enseignants-chercheurs et chercheurs non permanents (mais pas les membres associés du laboratoire)
  • Les visiteurs post-doctorants dont le séjour est strictement inférieur à 1 an
  • Les visiteurs doctorants dont le séjour est strictement inférieur à 1 an
  • Les ATER, doctorants d’une autre unité, qui n’ont pas soutenu leur thèse

Les autres personnes, c’est-à-dire :

  • Les nouveaux MCF / PR / CR et DR CNRS (membres permanents, extérieurs et associés)
  • Les post-doctorants pour un séjour d’1 an ou plus - obligatoirement rémunérés (mais pas forcément par l’IMJ-PRG)
  • Les doctorants pour un séjour d’1 an ou plus – obligatoirement rémunérés (mais pas forcément par l’IMJ-PRG)
  • Les ATER, doctorants d’une autre unité, qui ont soutenu leur thèse

sont à déclarer comme auparavant, via le formulaire des nouveaux arrivants que remplissent les responsables d’équipe dans l’intranet.

Les demandes de subvention pour les manifestations scientifiques de l’Institut sont examinées annuellement par les responsables des équipes et la Direction lors d’une réunion qui se tient entre janvier et février.

Le formulaire de demande est accessible à cette adresse :

https://enquete.imj-prg.fr/index.php/221162?lang=fr

CNRS

La campagne d’éméritat 2024 est close depuis le 1er février 2023.

Plus d'informations sur l'intranet du CNRS.

UNIVERSITES

Les enseignants-chercheurs admis à la retraite ont la possibilité de recevoir le titre d'émérite, délivré par l’université pour une durée de 5 ans. Pour un accueil à l'IMJ-PRG, l'éméritat doit être couplé d'une collaboration bénévole.

Sorbonne Université :

Deux campagnes annuelles : au printemps pour un début d'éméritat / de collaboration bénévole au 1er septembre et en septembre pour un début d'éméritat / de collaboration bénévole au 1er janvier de l'année suivante. Les informations sur les campagnes en cours sont transmises dans la lettre hebdomadaire de l'IMJ-PRG.

Université Paris Cité :

Les informations concernant la prochaine campagne seront diffusées dès qu'elles seront connues.

Pour obtenir un badge d’accès au bâtiment Sophie Germain, il convient de remplir le formulaire adéquat (signé par le demandeur / invité) et le renvoyer par mail à Ayano Tanaka :

  • Pour les membres permanents de l’IMJ-PRG
  • Pour les membres non permanents (doctorants, invités, post-docs) accueillis à l’IMJ-PRG
  • Pour les stagiaires accueillis à l’IMJ-PRG

Pour la réception du badge, il est conseillé de se renseigner directement auprès du Service Sûreté.

Pour demander l’accès au parking du bâtiment Sophie Germain, il convient de renvoyer à Ayano Tanaka le formulaire ci-dessous, accompagné d’une copie de la carte grise du véhicule et d’une attestation d’assurance :

Si vous avez une demande de double de bureau pour Sophie Germain, merci d’envoyer à Ayano Tanaka par e-mail le nombre des clés à demander / numéro de bureau / motif. Dès la livraison, la remise de clé au demandeur se fera par Ayano Tanaka ou son chef d'équipe.


Sur le Campus Pierre et Marie Curie (Jussieu), les couloirs sont en accès libre de 9h à 17h30. En dehors de ce créneau, les locaux et ascenseurs ne sont accessibles qu’en badgeant avec une clé KABA disposant des droits nécessaires.

Pour obtenir une clé KABA, il convient de remplir le formulaire fiche nouvel entrant / fiche nouvel invité dans notre système informatique (accès autorisé aux chefs d'équipe-projet / invitants).

Pour demander une modification de droits, il convient de contacter Ayano Tanaka par e-mail.

Pour obtenir une autorisation d’accès en dehors des heures normales, il convient de compléter le formulaire ci-dessous. Pour signature, merci de demander à Olivier Biquard (directeur) / Ayano Tanaka (Responsable administrative). Pour l'envoi de votre demande, il suffit de la déposer dans la bannette dédiée au service courrier interne Sorbonne qui est à votre disposition dans la salle de convivialité 1516-417.

Pour les demandes d’accès au parking de Jussieu, le formulaire à compléter est sur l’intranet du site de Sorbonne Université, rubrique "Site et Campus"
Rappel : Accès véhicules
Entrée par le 10, rue Cuvier du lundi au vendredi de 7h30 à 19h30.
En dehors de ces horaires : entrée par le 7, quai Saint-Bernard

A Sorbonne Université :

Dans un délai de deux semaines avant la date de soutenance, il faut envoyer par mail à :

  • Un fichier finalisé (PDF), et le nombre d’exemplaires souhaités (maximum 30)
  • Le nombre de pages souhaitées, en couleur ou noir et blanc et leur numéro
  • Le résumé à reporter en quatrième de couverture
  • Le nom du responsable pour l’envoi du devis (Ayano Tanaka)
    L’impression sera lancée suite au retour du devis accepté (tamponné et signé)

Contact à l’imprimerie de SU : M. Mathieu 01 44 27 72 13

A l’Université Paris Diderot / Université de Paris :

Il faut envoyer par mail à :

  • Un fichier finalisé (PDF), et le nombre d’exemplaires souhaités (maximum 30)
  • Le nombre de pages souhaitées, en couleur ou noir et blanc et leur numéro
  • Le résumé à reporter en quatrième de couverture

Contact à l’imprimerie : M. Chevillon 01 57 27 63 03 /

On peut trouver sur l’intranet des lettres à en-tête de l’IMJ-PRG.

Concernant les lettres d’invitations, on peut trouver des modèles en français et en anglais sur l’intranet (Fichiers Partagés/invitations) en TeX. On peut les modifier à loisir avant d’envoyer le fichier pdf à la direction pour signature.

La messagerie de l’Institut est gérée par la plateforme à Sophie Germain. Nos interlocuteurs sont les ingénieurs informatiques de l’Institut, qui sont en contact avec plateforme à Sophie Germain.

Il existe des listes de diffusion pour chaque équipe de l’Institut, pour les divers comités, pour l’ensemble des responsables d’équipe, pour l’ensemble des doctorants, pour l’ensemble de l’équipe administrative, des listes séparées pour chacun des sites. On peut trouver l’ensemble des alias sur l’intranet.

Les listes et concernent une communauté plus large que l’Institut, qui ne les gère pas.

Ceci est un bref descriptif des responsabilités des tuteurs pour le suivi doctoral

Un tuteur est un membre permanent ou émérite du labo assigné à s’assurer du bon avancement de la thèse d’un doctorant pour la durée totale du doctorat. Il n’est pas attendu de lui qu’il soit un expert dans le domaine de recherche du doctorant, ni qu’il discute de mathématiques de façon approfondie avec le doctorant. Il doit établir une relation de confiance permettant au doctorant de se confier sur d’éventuels conflits, même avec son directeur.

Le suivi devrait comprendre trois rencontres par an (octobre, janvier, juin). Le tuteur est supposé orienter le doctorant pour les problèmes mineurs et alerter la direction en cas de problème sérieux. Concernant les deux premières rencontres, seule la date est à renseigner sur le portail dédié (https://www.imj-prg.fr/gestion/) lorsqu’il n’y a pas de difficulté majeure. La dernière rencontre est l’occasion d’effectuer le comité de suivi individuel (CSI) est de transmettre le rapport via le portail.

Les points à vérifier au cours des entretiens peuvent évoluer avec le temps.

Première année : vérifier qu’il y a un projet écrit et faire le point sur l’intégration du doctorant (surtout pour les étrangers : apprentissage du français, problèmes administratifs).

Tout au long du doctorat : avancement de la thèse, relation entre directeur et doctorant, déroulement de l’enseignement de monitorat, insertion dans la vie du laboratoire (présence régulière dans les locaux, régularité des rencontres avec le directeur, place de bureau, participation à la vie collective, séminaire d’équipe, des thésards, réunions d’équipe, colloques, écoles d’été, interlocuteurs scientifiques en dehors du directeur, définition et réalisation d’objectifs) et dans la vie à Paris (apprentissage du français pour les étrangers, logement, déjeuner).

Dernière année : projet pour la suite : ATER, post-doc, agreg pour docteur, départ dans le privé.

Comité de suivi individuel : La rencontre de juin doit aussi servir à rédiger le CR de suivi individuel exigé par l’ED pour l’autorisation de réinscription. Par conformité avec les textes réglementaires encadrant le doctorat, elle doit être menée par deux personnes formant un "comité de suivi individuel". Charge au tuteur de trouver cette deuxième personne, si possible en dehors de l’équipe du doctorant.

Toute mission (en France ou à l’étranger ; avec ou sans frais) requiert obligatoirement un ordre de mission nominatif (OM) émis préalablement à la mission et avant l’achat des titres de transport.
L’OM mandate un agent au nom d’une institution et établit le fait que le déplacement rentre dans un cadre professionnel. L’agent doit conserver l’OM avec lui tout au long de sa mission. Cela vaut pour les OM avec ou sans frais.

Procédure pour effectuer une mission :

Trouver les tutoriels / Watch tutorials

Avant le départ / BEFORE THE DEPARTURE :
Transmettre une demande d'OM : pour les missions avec ou sans frais, déclarer une nouvelle mission dans le logiciel ETAMINES MISSIONS accessible ici : https://etamine-connecte.cnrs.fr/

Chaque demande doit être déposée 10 jours minimum avant la date de départ pour une mission en France, et 3 semaines minimum avant la date de départ pour une mission à l’étranger. Toutes les demandes requièrent la validation des responsables d'équipe (si la dépense impacte le budget de l'équipe) ou des porteurs de contrat (ANR, ERC, etc.) et de la Direction.

Une fois votre demande validée, vous pourrez aller sur NOTILUS pour avoir accès à votre demande et à la réservation de vos billets : https://esr-cnrs.notilus-inone.fr (mêmes codes que pour ETAMINE). Les réservations se feront via NOTILUS qui vous redirigera directement vers GOELETT (portail de réservation du CNRS). Aucune réservation ne pourra être faite directement sur GOELETT.

GUIDE DU MISSIONNAIRE Avant le départ en mission / TRAVELER GUIDE BEFORE THE DEPARTURE

Transport et hébergement :

Les titres de transport et l’hébergement en France doivent obligatoirement être réservés sur le portail de réservation GOELETT du CNRS, dans le respect des marchés en vigueur. Les cartes d’abonnement et de réduction sont prises en compte. Cette obligation s'applique à tous les membres de l’Institut et aux invités dont la mission est financée par l'Institut. Plus d'infos ici

Depuis le 1er août 2020, le recours, en France et à l’étranger, à un service de location auprès d’un professionnel (gîte, chambre d’hôte) ou d’un particulier non professionnel (ex. Airbnb) est autorisé, à titre subsidiaire en cas d’impossibilité du titulaire du marché d’hébergement et sous réserve de vérifier au préalable que l’hébergement est couvert par une assurance de responsabilité civile.

Depuis le 1er août 2020, le recours à des plateformes de covoiturage (ex. Blablacar) est autorisé, ainsi que les modes de transport alternatifs (location de vélos, scooters ou trottinettes) sous réserve que les polices d’assurance obligatoires soient vérifiées.

Au retour de mission / AFTER THE TRIP :
A votre retour de mission, vous devez valider vos temps afin de générer l’état de frais : vous seul détenez cette information. Connectez-vous à NOTILUS : https://esr-cnrs.notilus-inone.fr/ et accédez à votre OM afin de valider vos temps. Après avoir validé les temps, vous pouvez initier votre état de frais.

Dans les 20 jours qui suivent le retour d’une mission, il est obligatoire de remettre à la / au gestionnaire d'équipe tous les justificatifs originaux (y compris les justificatifs de repas et les justificatifs de transport réservés via le marché) et de signer un état de frais. Cela vaut pour les agents de l’IMJ-PRG comme pour les invités à l’Institut.

GUIDE DU MISSIONNAIRE Au retour de mission / TRAVELER GUIDE AFTER THE TRIP

Cas particuliers :

  • Vigilance pour les pays à risque > autorisation obligatoire du Fonctionnaire Sécurité Défense.
  • Vigilance Missions Longue Durée (plus de 89 jours) >à consulter ici

Informations complémentaires et documents disponibles sur l’intranet (Rubrique Missions)

Au CNRS

Toutes les formations sont gérées par le système SYGEFOR (Système de Gestion de la Formation) : https://formation.ifsem.cnrs.fr/

Le catalogue de l'offre de formation est accessible ici   

Pour une première inscription à une formation, il est nécessaire de créer un compte Sygefor à l'aide de ses identifiants Janus. Le nom à renseigner comme "responsable valideur" et "correspondante formation" est Ayano TANAKA (tapez "SLIWA" dans les cases valideur et COFO).

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A Sorbonne Université

Les calendriers thématiques des formations et toutes les informations pour découvrir la formation à Sorbonne Université peuvent être consultés sur l'intranet

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A Université Paris Cité

L’offre de formation des personnels d’Université Paris Cité est consultable ici : https://cloud.parisdescartes.fr/index.php/s/tFodpXjFPzHrt9e (en particulier le calendrier des sessions, le formulaire de demande, les contacts). Pour toute demande d’inscription, le formulaire de demande de formation complété et signé doit être renvoyé à votre Gestionnaire Formation & Parcours Professionnels, idéalement 2 mois avant le premier jour de formation.

Pour les stages hébergés à Sorbonne Université (Jussieu)

Nom de l'organisation/organisme d'accueil : Sorbonne Université

SIRET : 130 023 385 00011

Type d'organisme : Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel

Représentant légal de l'organisme d'accueil : Nathalie Drach-Temam, Présidente

Pour les stages hébergés à Université Paris Cité (Sophie Germain)

Nom de l'organisation/organisme d'accueil : Université Paris Cité

SIRET : 130 025 737 00011

Type d'organisme : Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel

Représentant légal de l'organisme d'accueil : Edouard Kaminski, Président

Laboratoire d'accueil

IMJ-PRG Institut de Mathématiques de Jussieu-Paris Rive Gauche

Code unité / laboratoire : UMR7586

Adresse au choix selon le lieu où se réalise le stage

  • Sorbonne Université, Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu, BC 247, 75005 Paris
  • Université Paris Cité, Campus des Grands Moulins, Bât Sophie Germain, 8 place Aurélie Nemours, BC 7012, 75013 Paris

Signataire de la convention : M. Olivier Biquard, Directeur de l'IMJ-PRG

Contact administratif : Mme Ayano Tanaka

Courriel :

Téléphone : 0777163482

Lorsque Université Paris Cité est hébergeur :

Université Paris Cité and Sorbonne Université, CNRS, IMJ-PRG, F-75013 Paris, France.

Lorsque Sorbonne Université est hébergeur :

Sorbonne Université and Université Paris Cité, CNRS, IMJ-PRG, F-75005 Paris, France.

Pour les membres d'une équipe-projet INRIA :

Si Université Paris Cité est hébergeur : Université Paris Cité and Sorbonne Université, CNRS, INRIA, IMJ-PRG, F-75013 Paris, France.

Si Sorbonne Université est hébergeur : Sorbonne Université and Université Paris Cité, CNRS, INRIA, IMJ-PRG, F-75005 Paris, France.

Pour déposer un projet d'école d'été de l’IMJ-PRG, dossier à fournir à (au minimum 18 mois avant la tenue de l’Ecole d’été)

Nom des organisateurs Calendrier prévisionnel et lieu (penser à la disponibilité des salles)

Présentation scientifique Liste de cours possibles avec orateurs (préciser s'ils ont été contactés ) Cible, nombre de participants espérés

Sources de financement possibles

L’IMJ-PRG est très attentif aux questions de parité. Y penser dès le départ dans le comité d'organisation et dans les orateurs.

Tous les agents de l'IMJ-PRG qui déposent un pré-projet ANR (en réponse à l'AAP générique, en tant que coordinateur / coordinatrice ou responsable scientifique) doivent informer le CNRS, avant la date limite de dépôt, à l'aide de l'outil Webcontrat : https://webcontrat.cnrs.fr/

Toutes nos ANR sont gérées par le CNRS. Cette étape à suivre dans l'interface SIGAPPEC CNRS est obligatoire avant de déposer votre ANR. Les informations qui seront créées dans l'onglet "Données administratives" de votre pré-projet seront demandées pour le dépôt sur le site de l'ANR.

https://webcontrat.cnrs.fr/sigappec/accueil

(Webcontrat > Sigappec > Tableau de bord > Pré-projet)

Aide au montage : Correspondant Partenariat et Valorisation - Délégation CNRS Paris Centre

N° RNSR de l'IMJ-PRG (UMR7586) : 199712632Y





En cas de problème d'accès pour le dépôt d'un pré-projet, veuillez contacter l'administratrice de l'IMJ-PRG, Mme Ayano Tanaka : .